Depois de ter implementado vários processos com a ferramenta BPM, a área de Tecnologia da HIPRA apercebeu-se que, para ser mais ágil e competitiva, precisava de poder alterar facilmente as regras de negócio e escolheu o ODM da IBM, como gestor de regras de negócio. As suas necessidades estavam a crescer e para as resolver precisavam de mais e mais ferramentas tecnológicas para se integrarem e complementarem.
A partir da Habber Tec desenvolvemos para a HIPRA várias soluções tecnológicas baseadas na plataforma de automação da IBM: Cloud Pak for Business Automation (CP4BA), que contém ferramentas muito diferentes, tais como BPM, Datacap, Filenet, ODM, RPA, entre outras. O BPM foi a aplicação da mudança tecnológica que permitiu a normalização de muitos dos processos internos e externos da empresa.
O CP4BA tem funcionado como uma orquestração que tem permitido a integração de todos os sistemas e pessoas e, portanto, estabelecendo um único canal de comunicação que faz com que todo o modelo operacional da HIPRA possa ser optimizado.

Até ao final de 2022, a HIPRA terá 45 processos automatizados através da implementação de soluções tecnológicas desenvolvidas pela Habber com a plataforma Cloud Pak for Business Automation, o que gerou vários benefícios para a empresa farmacêutica, incluindo:

– Optimização do seu modelo operacional, graças à existência de um único canal de comunicação.
– Redução da carga de trabalho de uma grande parte do pessoal, graças à normalização dos processos e à integração dos sistemas.

De seguida, explicaremos os processos mais importantes que foram automatizados e os seus benefícios:

Processo de não-conformidade
Este processo permite gerir que os lotes que apresentam um defeito não estejam disponíveis para venda ou produção.
A ferramenta BPM tornou possível que qualquer utilizador – sem conhecimentos de SAP – seleccione um lote e o bloqueie no SAP. Posteriormente, são geradas novas tarefas nos departamentos afectados para estudar a não-conformidade e evitar que esta entre noutros lotes no futuro. Este processo, que costumava demorar 30 dias antes da sua implementação no BPM, foi reduzido para uma média de 7 dias após a automatização, ou seja, 77% do tempo está a ser poupado. Para além disso, mais de 50% destes processos são geridos em apenas 3 dias.

Processo de facturação a fornecedores
Neste processo são utilizadas diferentes ferramentas da plataforma Cloud Pak for Business Automation. A ferramenta de captura de dados Datacap processa a factura e inicia o processo no BPM e insere-a no gestor documental Filenet. Este processo permite que os departamentos aprovem rapidamente o pagamento aos fornecedores. Durante o fluxo, surge o gestor de regras de negócio ODM, que permite definir a lógica de aprovação de acordo com o montante, fornecedor, código de afectação, etc. Com este processo, foi possível economizar 60% do tempo de pagamento a um fornecedor.

Processo de Liquidação de Despesas
Inicialmente este processo foi implementado no SAP, mas o problema era que muitos utilizadores não sabiam como utilizar a interface. Com o BPM foi possível uniformizar o processo a nível global e com uma interface mais simples para os utilizadores. Posteriormente, com o Robotic Process Automation (RPA) foi possível automatizar a inserção de dados no SAP, gerando uma poupança de quase 100 dias úteis por ano.

Processo de Pedido de Manutenção
Como todas as empresas da HIPRA, existem processos em que participam não só pessoas internas, mas também externas. Neste processo participam 43 colaboradores, na primeira fase são enviados pedidos de trabalho aos fornecedores, uma vez efectuados, o BPM é processado e é gerada a tarefa a validar.

Após um estudo, detectou-se que poderíamos ir mais longe implementando a fase 2, que consiste em após o trabalho ter sido validado, é gerada uma nova tarefa para o fornecedor introduzir o valor a facturar e depois este valor é aprovado e a encomenda é gerada no SAP a partir do mesmo BPM, permitindo-nos poupar 50% do tempo anteriormente investido.