SOLUCIÓN

Order2Cash Automation

Automatización de los procesos para mejorar la calidad del servicio de seguridad privada.
IBM (Business Process Manager Standard)

Habber Tec ha desarrollado una solución sobre la base de la plataforma IBM Could Pak for Business Automation, especialmente  la tecnología Business Process Manager Standard, que implementa un sistema de gestión con el objetivo de automatizar los procesos para mejorar la calidad del servicio de seguridad privada, reduciendo los impactos económicos por retrasos en el cobro, la facturación y la prestación.

CLIENTE

PROSEGUR

Prosegur es un líder mundial en el sector de la seguridad privada en sus tres líneas de negocio: Prosegur Seguridad, Prosegur Alarmas y Prosegur Cash. La empresa necesita mantenerse líder en su sector en los cinco continentes donde opera y transformar su negocio ante los nuevos retos del mercado.

La prestación del servicio de vigilancia privada en Prosegur es una de las áreas en las que ha iniciado esta transformación digital, debido a que incluye gran cantidad de procesos internos, desde la oportunidad hasta el cobro, pasando por la oferta, petición, facturación y gestión de pedido, entre otros y realizados por diferentes departamentos.

Hemos adaptado la solución Order-to-cash para Prosegur basada en IBM Business Process Manager Standard, como parte del Could Pak for Business Automation que viene a establecer orden en todo el proceso de prestación del servicio de vigilancia privada de esta importante compañía de seguridad

Con la solución se automatizó el proceso de vigilancia y permite a Prosegur gestionar, integrar y modernizar aplicaciones de Order-to-cash, mejorando la calidad de servicio ofrecida al cliente y su facturación.

PROBLEMAS DE NEGOCIO

La prestación del servicio de vigilancia privada en Prosegur incluye gran cantidad de procesos internos, desde la oportunidad hasta el cobro, pasando por la oferta, petición, facturación y gestión de pedido, entre otros y realizados por diferentes departamentos. La mayoría de las actividades se ha realizado de manera manual, debido a la complejidad de este y de los múltiples agentes involucrados, encontrándose con los siguientes impactos:

Las interacciones entre los diferentes actores son informales y soportadas en el correo electrónico.

No hay trazabilidad de las peticiones del cliente, no se conoce el estado de cada una de ellas, desde la interlocución inicial con el cliente.

Comunicación ineficiente y pérdida de información para la imputación de horas y la facturación de los servicios, generando retrasos en la emisión de la factura y, en algunos casos, no facturación de servicios prestados.

Deficiencia en peticiones urgentes: la falta de sistematización provoca que, en algunos casos, el departamento de Operaciones planifique el servicio con retraso.

Retrasos y/o incumplimiento de la normativa sobre notificación a los cuerpos de seguridad del Estado de los servicios de vigilancia, con las consiguientes sanciones económicas.

No existe un proceso de gestión de pedidos asociado a las peticiones que provoca retrasos en las fechas de cobro.

La calidad percibida por el cliente sobre el proceso de petición es deficiente, debido a la falta de interacción y conocimiento sobre el estatus de ésta.

OPORTUNIDADES DE NEGOCIO

Ante esta situación, Prosegur necesitaba una herramienta que permitiera desarrollar un sistema de gestión integrado que involucre todas las actividades, responsables, contenidos y controles para la automatización de los procesos. Prosegur decidió limitar el alcance inicial del proyecto a los procesos Order-to-cash (desde la petición hasta el cobro).

DETALLES TÉCNICOS

El proyecto lo organizamos en seis ciclos de desarrollo incremental e iterativo, siguiendo una metodología ágil, adaptada a la tecnología IBM Business Process Manager Standard, de la plataforma Cloud Pak for Business Automation (CP4BA). En cada uno de estos ciclos se levantaron los detalles de las tareas, se identificaron automatismos, se implementaron nuevas funcionalidades y se mostró el producto con los incrementos funcionales, validándose para su entrega como producto final:

Funciones de la solución:

Implantación de proceso de peticiones de servicios.

Modelo organizativo y reglas de asignación.

Definición SLA de clientes y SLA interno.

Implantación de proceso de compensación por cancelación de servicios.

Integración datos cliente y contrato con el CRM.

Integración con los sistemas de facturación

Implementar sistema de notificación a cliente (correo electrónico).

Implantación de proceso de seguimiento de ciclo de vida de servicios.

Implantación proceso de control de pedidos

Interfaz móvil para Seguridad y Operaciones.

Cuadro de mando.

Extensión uso a cliente final para auto-provisión.

TECNOLOGÍAS IBM IMPLANTADAS

IBM Business Process Manager Standard

IBM Cloud Pak for Business Automation (CP4BA)

VENTAJAS COMPETITIVAS

Unificación de los canales de comunicación en los procesos de Order-to-cash.

Gobernabilidad en los procesos, asegurando el control sobre el conjunto de servicios prestados.

Trazabilidad de todas las peticiones.

Mejora en el tiempo de respuesta de Prosegur ante solicitudes urgentes.

Facilidades para el cliente con la creación de una página de autoservicio.

Mejora de la efectividad en la facturación.

Disminución en las sanciones.

Priorización de peticiones para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (SLA) acordados con el cliente.

Generación automática de anexos cumpliendo con la normativa vigente.

RETORNO DE INVERSIÓN

Esta solución le permite a cualquier cliente tener un retorno de inversión en:

Aumento de la facturación.

Disminución en el impago

En el caso de Prosegur el beneficio medido está en torno al 15% de reducción en el ciclo de vida debido a la veracidad de la información y al trabajo colaborativo.

CONCLUSIONES

Esta solución es reutilizable a cualquier empresa del sector de la seguridad privada, que ofrezca servicios de vigilancia y que desee mejorar sus procesos para reducir costes y optimizar la calidad de servicio.

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