Actualmente, HIPRA cuenta con 45 procesos automatizados mediante la implementación de soluciones tecnológicas desarrolladas por Habber con la plataforma Cloud Pak for Business Automation, que ha generado diversos beneficios a la farmacéutica, entre los que destacan:
- Optimización de su modelo operativo, gracias a que existe un único canal de comunicación.
- Reducción de la carga de trabajo de gran parte del personal, gracias a la estandarización de procesos e integración de los sistemas.
A continuación, explicaremos los procesos más importantes que se han automatizados y sus beneficios:
Proceso de No Conformidades
Este proceso gestiona que los lotes que tienen algún defecto no estén disponibles para la venta ni para su producción.
La herramienta BPM ha permitido que cualquier usuario -sin conocimiento de SAP- pueda escoger un lote y bloquearlo en SAP. Posteriormente se generan nuevas tareas en los departamentos afectados para realizar el estudio de la no conformidad y evitar que entre en otros lotes, en el futuro. Este proceso, antes de su implementación en BPM tenía una duración de 30 días, tras su automatización se ha reducido a 7 días de media; es decir, en tiempo se está ahorrando el 77%. Además, más del 50% de estos procesos se gestionan solo en 3 días.
Proceso de Facturas de Proveedor
En este proceso se utilizan diferentes herramientas de la plataforma Cloud Pak for Business Automation. La herramienta de captura de datos Datacap, trata la factura e inicia el proceso en BPM y se inserta en el gestor documental Filenet. Este proceso permite que los departamentos aprueben de manera ágil el pago a los proveedores. Durante el flujo, aparece el gestor de reglas de negocio ODM, que permite definir la lógica de aprobación según importe, proveedor, ceco de imputación, etc. Con este proceso se consiguió ahorrar un 60% del tiempo que se tardaba en pagar a un proveedor.
Proceso Liquidación de Gastos
Inicialmente este proceso se implementó en SAP, pero se generó la problemática de que muchos usuarios no sabían usar la interfaz. Con BPM se pudo estandarizar el proceso a nivel global y con una interfaz más sencilla para los usuarios. Posteriormente, con Robotic Process Automation (RPA) se pudo automatizar la inserción de los datos en SAP, generando un ahorro de casi 100 jornadas al año.
Proceso de Solicitud de Mantenimiento
Como todas las empresas en HIPRA no solo hay procesos donde participa gente interna sino también gente externa. En este proceso participan 43 colaboradores, en la primera fase se envían peticiones de trabajo a los proveedores, una vez realizado, se tramita el BPM y se genera la tarea que se debe validar.
Tras un estudio, se detectó que se podía ir más allá implementando la fase 2; que consiste en luego de validado el trabajo, se genera una nueva tarea que le va al proveedor para introducir el importe a facturar y posteriormente se aprueba dicho importe y se genera el pedido en SAP desde el mismo BPM, permitiéndonos tener un ahorro del 50% del tiempo previo invertido.
